E-mail邮件注意事项

Email 是目前职场上最常被使用的沟通往来工具,人人都会写,但却非人人都可抓到其中的窍门,进而写出一篇能为自己及公司建立专业形象、又能让收件人想立即回信的email。到底台湾人的英文email 都犯了什么样的错误呢?
以下整理了台湾人在职场的英文email中最常犯的四大错误和范例。问题一:Email 主旨要简短有力,才会让人一看就懂?首先,主旨栏千万不可以空白,否则可能会导致email被当成垃圾信件。再来,若信件内容经双方一再的往来答复,内文的讨论事项已脱离原主旨,那么请务必删除先前的信件内文,并换上一个新的主旨,一来是让收件人更清楚信件内容,二来是方便日后搜寻信件和数据归档。而最后,不可将信件所有内容放在信件主旨栏,那只会让对方对你有乱无章法的坏印象,更别谈对方对你会有后续的联系和回应了。其实写一封商业英文书信一点也不难,要记住:忙碌的商务人士每天收到的email 至少约20 封,而主管们甚至会收到上百封的email,因此想吸引收信人的目光或是赢得对方秘书的注意,获得快速回信,秘诀在于你的email是否下了个好主旨。一个好的email 主旨,要有三个大原则:条理分明、目标明确、符合内容。以下为几个email常见的问题,一起来比较错误及正确的用法。错误一:主旨不够清楚明白 
Subject: Request(主旨:请求)  v.s Subject: Quotation Request for Gift Bags(主旨:赠品袋的询价请求)
第一个主旨虽然易读也与内容相关,但却一点也不明确。第二个主旨把Request(请求)更明确化为Quotation Request(询价请求),又再进一步加上for Gift Bags(关于赠品袋),虽然还没看完信件全文,但这主旨已够明确易读,让收件人只要一眼瞥过,就可以马上对应到相关信息和流程,并且快速地回复这封要求信件。错误二:主旨没有详细时间说明 
Subject: Sales Promotion(主旨:促销活动) v.s Subject: Sales Promotion for 2012 A/W Collection(主旨:2012 秋冬新品上市的促销活动)
 第一个主旨虽然比Sales来得明确,但到底是哪种的促销活动呢?第二个主旨多了for 2012 A/ W Collection,帮助收件人更明确点出信件内文是关于新品上市,这样的主旨才能快速带到重点。问题二:Email 的开头该直呼名字还是用Dear Sir/Madam ?在写英文信件时,是否曾对公式化的Dear Sir/Madam 感到陈腔滥调?也有人会问Dear翻成中文是「亲爱的」的意思,我明明和对方不太熟,这样称呼会不会太亲昵了呢?在英文email规则中,Dear是一种表示礼貌、尊敬对方的意思,Dear Sir/Madam 是使用在写信给不知其名的人,亦即我们所谓的「敬启者」。我们也可以将Dear解释为「致~」,例如Dear Alisa 就是致Alisa的信;当然你有其它更轻松的信件抬头选择,其实大部份的人都可以接受在信件抬头上直接称呼名字,例如:Hi Alisa, 或是Good morning Alisa, 而该如何拿捏就在于你和收件人的关系、以及你们沟通的频率。从信末署名可以看出你与对方想建立什么样子的关系,想较亲近一点,你就可以署名Alisa;若想与对方保持距离,就可以连名带姓的署名Alisa Tu。同样地,对方也会从中嗅出你的署名密码,而和你维系你所预设的双方关系。另外,当你收到对方回复时,观察对方如何称呼你,以及如何在信末署名,你就知道下一次写信时,你也能怎么称呼对方。问题三:Email 的用词口气越正式就越专业吗?很多人都认为要写好一封email 就是要使用正式的措辞和口气,而且还要公事公办、就事论事,才能呈现出自己在工作上的专业度。但,这绝对是个错误的大迷思。英文email 内文的写作重点是,让内文如同平常对话的口气,不打官腔也不咬文嚼字,所以在一般谈话中不会用到的措辞,在email 中也不会出现。台湾的英语教育总是要求我们在写作时,要使用看似厉害专业的用字遣词和词组,和高阶的文法技巧,才能得到令人满意的高分成绩,但实际上,一封正确适当的email 内容,是要让人感到一目了然,又可以明确的收到所要传达的意思。以大家常犯的错误举例来说,请比较两封信中内文的第一段we spoke earlier(信件一)和 we talked in the morning(信件二)。信件一:Subject: Problem solved!!
Jessie --- we spoke earlier, and glad to note the problem is solved. If you need further information or assistance please revert. Thanks & Regards.
中译:主旨:问题解决了!!洁西 --- 我们刚才讲过电话,很高兴知道妳的问题已经解决了。如果妳还需要更多信息或是协助,请再跟我说。谢谢,并致上我的问候。信件二:Subject: PBG Project Problem Solved
Hi Jessie,Thank you for your call in the morning.
I'm very glad that we were able to find a solution to the PBG Project. Good luck with your future progress on this.I'll still be in the office until 3 p.m. when you decide how I can help you again.
Sara
中译:主旨:PBG项目问题解决了嗨,洁西,谢谢妳今天早上打来。我很高兴我们能够找出PBG项目的解决办法。祝妳的项目进展顺利。只要妳觉得我们还有机会可以帮上忙,我在下午三点之前都还会在办公室。莎拉we spoke earlier在信件一里的意思是:我们刚才讲过电话。并没有明确的提到时间,会让人摸不着头绪,不知道我们曾在哪个时间点讲过话。而we talked in the morning 明确的指出,我们在早上通过电话,让收信者一看就能联想到早上的对话内容。另问题四:Email 的信末问候语用Best Regards 最礼貌?email 的结尾只有Best Regards 才最得体吗?Best Regards 翻成中文,叫做「致上我最高的问候」,是不是感觉有点咬文嚼字?或许你会有疑问,这句咬文嚼字的问候语,却常在商业书信出现,竟然还是大家最熟悉的的问候语?为什么它会这么常见呢?因为,商业人士的时间永远不够用,只想用最快的时间处理一封email,而这句话因为太常出现,所以容易被大家接受,商业人士们也不用绞尽脑汁,去想出一句漂亮的信末问候语。其实当大家都这么做的时候,不见得代表这就是最好的用法。范例一是另外几个常用的信末问候语,都是一些好记又简单的单字,可以挑选几个熟记,在下一次写信时使用,收件者一定会感受到你的用心。

从范例一的表格看来,email 结尾语的选用可是一门大学问,信末结尾语的使用必需考虑与email收件人的关系和收件人的互动情况。

作者简介_多益情报志 [ 隐藏 ]多益情报志为台湾最大多益测验及英文学习情报站,提供最新、最实用的英语信息,让学生、职场人士以及所有人都可以清楚了解自身的英语能力,以及如何增英文能力之方法;并提供TOEIC多益最新消息,包括测验讯息、相关活动、免费英文学习资源及介绍各种实用的工具及书籍,给读者最及时、便利的英文信息。外,在信件一的最后有一句:If you need further information or assistance please revert. 句末的please revert(请回复),这句话简短又明确,建议可以常用在商业信件上。

发表回复

您的电子邮箱地址不会被公开。 必填项已用 * 标注

此站点使用Akismet来减少垃圾评论。了解我们如何处理您的评论数据