商业英文写作速成大法

写作原则

  • 计划好你要说什么,帮助你写作时更加直接高效。
  • 节约用词,缩短篇幅,句句扣题。
  • 避免行话和假大空词汇,力求清晰。


  • 不要想一下子写出对你现在而言过于复杂的内容。其实,辅以练习每个人都会进步。
  • 不要认为你的初稿就可以直接使用了。每篇文章都有修改空间。
  • 不要埋没你的观点。越早表明主旨越好。

    动笔之前先动脑在你拿出纸笔或者敲键盘之前,先想想你打算表达什么。很多人会犯的错误就是过早动笔,一边写一边整理思路,导致他们的文章结构不清、跳跃性强并且大量重复。
    试问自己:读完我写的邮件、策划或者报告,读者应该了解什么?如果无法立即得到答案,就退回去,再花点时间组织观点。直截了当把你的要点直接放在前面。很多人发现他们在学校培养出来的写作习惯并不适用于商业社会。

    开篇就简洁明了地表达主题,这既节省读者时间,也能在你展开叙述之前,有效加强你的观点。
    在写大篇幅策划书和备忘录时,加纳建议,把核心问题和解决建议浓缩成150字以内的段落,写在首页开篇处。掌握总结问题的诀窍,因为,如果开篇不利,那你的总体行文质量都高不了。简洁清晰一句话能说清的,不要用三句话来说。用批判的眼光看你的文章,确保每个词都用在刀刃上。
    就英文来说,删掉不必要的词句。比如,可以说"consensus"的时候,就不要说"general consensus of opinion"
    同时,也建议删除介词结构(比如point of view变成viewpoint),用名词结构代替分词(protected代替provided protection to),并且用意义更强的动词代替系动词((indicates 比 is indicative of好)。避免行话和空话商业写作充斥着专业性的术语和缩写词。虽然这些词有时候可以用来有效缩减篇幅,但它们更多地体现了懒惰和混乱的思考。过多堆砌行话会让读者感觉在坐飞机——或者根本不知道你在说什么。
    术语并不能给文章加分,清晰和简洁是永恒的主题。避免使用假大空的词汇,人们经常错误地相信用华丽辞藻代替普通词汇是智慧的象征,其实不是这样的。写完读一读把自己想象成读者来阅读。要点清晰吗?结构缜密吗?句子简洁吗?布莱克本建议大声读出所写,这会让瑕疵自己暴露:观点之间的跳跃性、句型的冗杂、某些枝节的过于详细……
    不要害怕让你的同事或朋友帮你改文案。心态开放地接受他们的反馈,不要抵触。修改本身就是友谊的体现,这并不是攻击性行为。每天练一练写作是一项技能,训练才能强化技能,你可以每天阅读写作水平高的材料,并且注意选词、句子结构和行文方式。

    改变发生在写作和修改自己文章的过程中,并且这并非一蹴而就,花时间是值得的,因为好的作者在这项工作中自己会发生改变。
    案例分析#1:勇于分享大卫·马克比刚开始在麦肯锡做管理咨询师的时候,就发现他在哈佛法学院锻炼出的写作风格不适合商业环境。"不符在于我表明观点的方式",大卫说,"我被建议需要快速进入重点。"
    在法律和学术写作中,"你需要先构造好一个案例,然后在结尾表达你的中心思想,"他说,"但是在商业写作中,最好把结论放在开篇。"
    为了让他的写作更直接高效,大卫从几个资深的同事那里获得了过去的报告资料,尝试模仿他们写作风格中的要点。他也把自己写的重要邮件抄送给值得信任并且沟通能力极强的同事,向他们征求意见。
    大卫把这些实践带入了他自己创立的私募股权公司,马克比集团(the McCombie Group)。"我把所有重要的信息都发给我的合伙人让他通读",大卫说,并且他认为这么做比自己一个人修改文案更好。"我们讨论是否有更好的表达方式,如何更简洁明了。"
    改善写作能力对大卫提高自己在业界的话语权有直接影响。他现在正在写一本关于私募股权公司商机市场的书The Family Office Practitioner's Guide to Direct Investments.
    "即使我一开始就擅长商业写作,持之以恒地提高写作能力以精益求精是成功的关键,"大卫说。"你做得越多,写作对你而言越容易。"
    案例分析#2:精益求精蒂姆•格落瓦在决定更上一层楼的时候已经是一名很成功的战略咨询师了。"我想成为一个思想领袖",蒂姆说,"为此,我需要有自己的观点,并把它传达给公众。"

    通俗易懂的专栏文章和调研报告是提高他职业声望的关键。他的写作能力已在同行中广受称赞,但他的多数经验还是植根于学术写作。所以,他开始看商业类出版物来学习行文风格,比如麦肯锡季刊,"我学习他们交流的方式",蒂姆说,"并且努力让我自己的文章也变得直接。"
    他也养成了写作时列提纲的习惯。在写报告和备忘录之前,他会先列好一个有三个中心论点的提纲。"什么都不做就开始写文章,然后让它天马行空地自己发展下去,"他说,"就像出门散步不知道终点在哪一样。"
    蒂姆,现在已经是一家名为Bug Insights的市场分析公司的联合创始人了,他相信他曾做过的努力把他塑造成了一个更高效的交流者,"它过滤出了我真正想要的交流,当然,你必须有所投入。任何情况下,想掌握一项新技能,你就得钻研它。"

    END

    但小编还是一直相信practice makes perfect

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